En este post de Conversia te contamos cómo asegurar tus datos durante las vacaciones.

Robos y, sobre todo, negligencias. Estas son las dos causas principales de pérdida de datos e información en las empresas. Y uno de los momentos del año donde más se dan este tipo de situaciones es durante las vacaciones.

Teniendo en cuenta que la mayoría de las fugas de información de las compañías se producen por errores de los propios empleados y no tanto por los temidos hackers, los periodos de vacaciones son las épocas en las que se producen más pérdidas de datos. En vacaciones es común que haya trabajadores que, a través de portátiles u otros dispositivos, continúen “enganchados” a la dinámica laboral para atender cuestiones urgentes o trabajo atrasado. Y es a través de esos ordenadores, que no siempre son usados exclusivamente por el interesado, por donde se puede escapar información importante.

Precaución con la salida de datos de la oficina en vacaciones

Asimismo, es frecuente que durante estos periodos se cubran las vacantes con becarios o empleados temporales que pueden tener acceso a información sensible durante un periodo determinado de tiempo. Este es otro de los riesgos: la salida de estos trabajadores de la compañía se produce en algunas ocasiones con documentos debajo del brazo.

Desde documentos en formato digital, con dispositivos USB o mediante el uso de “nubes” como dropbox, hasta el reenvío de correos electrónicos a direcciones personales. Hay que tener en cuenta que para extraer este tipo de información de la entidad, es preciso contar con una autorización previa. Asimismo, recordar que todos los empleados, aunque haya finalizado la relación con la empresa, deben guardar deber de secreto.

Las copias de seguridad de los datos deben realizarse semanalmente

Por tanto, durante estos periodos vacacionales hay que recordar, que de acuerdo con el Reglamento de desarrollo de la LOPD, las copias de seguridad deben realizarse como mínimo semanalmente, salvo que en dicho período no se hubiera producido ninguna actualización de los datos. La mejor opción para aquellos empleados que disponen de un dispositivo portátil, como un ordenador, es que trabajen sobre el servidor, evitando almacenar información en el portátil, de este modo, se evitará en todo momento la fuga de información.

Según Sealpath, compañía especializada en protección de información confidencial, también es necesario proteger los documentos importantes que están en el equipo. De esta manera, aunque el dispositivo se pierda, no se corre el riesgo de perder datos críticos. Esta medida de protección se hace indispensable si se trata de datos regulados, personales de terceros y protegidos por la Ley de Protección de Datos (LOPD). Esta documentación sensible estará protegida y bajo control, incluso si se saca en dispositivos móviles, como USB, etc.

En cuanto al personal temporal, del que hablábamos más arriba y que es tan frecuente en vacaciones en las compañías, es también necesario proteger toda la información o documentación importante a la que tengan acceso. Y una vez finalicen su periodo en la empresa, habrá que denegarles el acceso a los sistemas e incluso a la información que hayan podido copiar o llevarse fuera de la oficina.

Actualización de los equipos y los antivirus

También es importante que todos los equipos estén actualizados con los antivirus correspondientes, cortafuegos, etc., antes de que los empleados se vayan de vacaciones. Las amenazas se quedarán en solo eso si proteges bien tus equipos. Asimismo, los empleados que dispongan de un ordenador portátil deben concienciarse del peligro que supone conectarse a redes WIFI públicas, que se deben evitar si no precisan de conexiones cifradas. Si no es así, estaremos expuestos a robos de contraseñas y otras sustracciones de datos.